CÁCH VIẾT EMAIL TRẢ LỜI CV CHUẨN- GÓC CHIA SẺ

Hiện nay rất nhiều người, đặc biệt là sinh viên sắp ra trường gặp phải khó khăn trong cách viết email trả lời cv chuẩn gửi cho Nhà tuyển dụng.

Hơn 90% Nhà tuyển dụng (NTD) yêu cầu các bạn nộp CV qua email, thế nên dù muốn hay không thì các bạn cũng phải đính kèm bản CV của bạn lên email, viết vài lời vào trong đó và gửi cho NTD.

Bài viết này mình sẽ chia sẻ cách viết email trả lời cv chuẩn cho NTD sao cho đạt chuẩn không cần quá dài mà vẫn đầy đủ những ý chính cần truyền đạt nhé.

I. Trước khi gửi email

Trước khi viết nội dung email, hãy sửa lại một số lỗi nhỏ thường gặp phải khi bắt đầu sử dụng email :

Một là tên email: tránh sử dụng tên email kiểu hotgirl_123@gmail.com, babe1122@gmail.com.

Hãy lập cho mình 1 email có tên bạn, hoặc có thể kèm thêm một vài con số như: hainguyen1208@gmail.com, leanhtuan05@gmail.com.

Chỉ mất khoảng 2-5 phút để tạo ra điều này và chắc chắn email của bạn sẽ được NTD để ý hơn nhiều.

Hai là tên hiển thị email: Yếu tố này rất cần thiết nhưng vẫn đang còn nhiều bạn không để ý: không dùng tên thật và không viết hoa tên. Đây là lỗi nhỏ nhưng nếu sai sót thì để lại ấn tượng xấu rất cao. Nhìn ảnh bên dưới bạn sẽ thấy ngay được sự khác biệt.
Bạn phải sử dụng chuẩn Tiếng việt để trả lời email nếu NTD của bạn k yêu cầu ngôn ngữ khác.

Cách đổi tên đúng chuẩn đẹp cho bạn tham khảo: vào “Cài đặt”- chọn “Tài khoản và Nhập” – vào “Chỉnh sửa thông tin”

Chữ kí email chuẩn là 1 phần sự chuyên nghiệp trong email của bạn. Sau khi đổi tên chuẩn rồi bạn nên có 1 chữ ký chuẩn về thông tin cá nhân gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại, website, email,.. Những thông tin này sẽ giúp NTD tìm hiểu thêm về cá nhân bạn.

Cách tạo chứ ký: vào Cài đặt- chọn “Chung”- rồi chỉnh sửa thông tin phù hợp.

II. Đặt tiêu đề Email

Sự thiếu sót của bạn khi đặt tiêu đề cho Email mà không nói rõ vị trí bạn muốn ứng tuyển sẽ làm cho NTD khó trong việc phân loại email và có thể bỏ sót email của bạn. Thay vì bạn viết “ Trần Văn B- Hồ sơ xin việc” , bạn hãy viết như sau: “Trần Văn B – Vị trí ứng tuyển – ngày tháng viết”. Lưu ý khi lưu CV bạn cũng nên lưu theo cú pháp này.

Ví dụ: Trần Văn B – Vị trí Nhân sự- 27032018.

III. Mở đầu Email như thế nào?

Bạn “ bắt buộc” phải nhớ cụm từ “ Kính gửi”, tránh dung các cụm từ như: “Gửi, Thân gửi, Chào anh/chị…”. Bạn đang gửi Email cho NTD, hãy dùng “Kính gửi ” để thể hiện sự tôn trọng tổ chức, tôn trọng người nhận email cũng như tôn trọng chính bản thân bạn. Một mở đầu tốt sẽ giúp bạn có được nhiều hơn 1 cơ hội xin việc.

IV. Email gửi cho ai?

Vậy bạn ”Kính gửi ” ai? Bạn hãy đọc lại tin tuyển dụng để xem chắc chắn ai là người nhận tin ứng tuyển của bạn để có thể viết đúng Kính gửi người đó. Bạn nên đảm bảo ghi đúng tên người nhận Email hoặc bộ phân nhận Email của bạn, không nên ghi chung chung để tránh hiểu nhầm là bạn muốn gửi hàng loạt.

Nếu là cá nhân cụ thể: ” Kinh gửi Anh/Chị/Mr/Ms- Tên Bộ Phận, Phòng ban ứng tuyển” .

Ví dụ: “Kính gửi Chị Ánh Dương- Bô phận Nhân sự”.

Nếu không có tên cụ thể mà chỉ có tên bộ phận: Kính gửi “ Tên Bộ Phận kèm Tên Công ty”

Ví dụ: Kính gửi Phòng Nhân sự- Công ty Z.

V. Viết thế nào? – Nội dung Email.

Bạn nên nghĩ đến cách trình bày trước khi nghĩ nên viết gì? Cách trình bày thật đơn giản, chọn phông chữ bình thường, căn lề trái như thường lệ, không dùng in đậm hay màu mè khi viết.
Đến phần nội dung: bạn phải viết 1 Email của mình mang tính cá nhân, tránh cóp nhặt chắp vá gây mất thiện cảm với NTD.
Cuối nội dung bạn không được quên gửi lời Cảm ơn Công ty đã tạo cơ hội cho bạn được thể hiện khả năng.
Cuối email bạn hãy thêm thông tin liên lạc của bạn thông qua cách tạo chữ ký dưới email.

VI. Đính kèm File dữ liệu với Email.

Bạn phải nhớ rằng có đến hàng trăm Email được gửi đến cho NTD nên khi bạn đính kèm file dữ liệu, bạn phải đảm bảo rằng tên của các tài liệu ấy có chứa tên của các bạn. Ví dụ như: “Tran_Văn_B.pdf “ hay “Tran_Van_B.doc”. Việc này còn thể hiện ch NTD thấy được sự trách nhiệm và cẩn thận mà bạn muốn thể hiện nữa.

VII. Lưu ý

Sau khi hoàn thành nội dung Email trả lời bạn nên lưu ý 1 số điều nhỏ nhưng có sức ảnh hưởng vô cùng lớn như:

Đảm bảo Email đúng chuẩn chính tả Tiếng Việt, nên rà soát lại 1-2 lần sau khi bạn viết xong rồi mới gửi.
Kèm theo lời cảm ơn ở cuối Email.
Gọi điện hoặc nhắn tin cho NTD thông báo bạn đã trả lời Email để chắc chắn rằng NTD không bỏ sót Email của bạn.

Đây là một vài chia sẻ nhỏ để giúp bạn có một Email gửi cv xin việc thành công và chuyên nghiệp, với chính tả và ngữ pháp chính xác, đôi khi bỏ qua những điều này, cơ hội của bạn có thể sẽ vụt mất trước khi bạn bước chân vào cánh cửa đó.